Funzioni e strumenti
Cosa vede il paziente quando prenota
Dal momento in cui riceve l'AccessLink personale fino alla conferma su WhatsApp, il paziente segue un percorso semplice e guidato. Nessuna app da installare, nessuna registrazione. Il calendario è accessibile solo a chi ha ricevuto il link da te: nessun paziente può arrivarci senza la tua autorizzazione. I reminder automatici riducono i no-show senza che tu debba fare nulla.
Capire cosa vede il paziente è importante per due motivi: ti permette di spiegarglielo quando lo istruisci e ti aiuta a capire perché alcune scelte di configurazione influenzano la sua esperienza.
Il flusso è semplice e pensato per funzionare su smartphone, senza richiedere registrazioni o app da installare.
Passo 1: il paziente richiede e riceve l'AccessLink
Il paziente ti scrive su WhatsApp per richiedere un appuntamento. Tu generi un AccessLink e glielo invii. Non sa esattamente cosa sia, ma sa che viene da te. Questo è sufficiente per fidarsi.
Il link è personale e ha una scadenza. Se prova ad aprirlo dopo che è scaduto, vede un messaggio che lo informa che il link non è più valido e lo invita a richiederne uno nuovo.
- Il paziente ti richiede un appuntamento;
- Generi un Access-link in 1 secondo, e lo condividi con il paziente su whatsapp.
Passo 2: il paziente seleziona la data e l'orario
Cliccando sul link, il paziente vede direttamente il calendario con le tue disponibilità. Non vede i tuoi appuntamenti esistenti: vede solo gli slot liberi nei giorni in cui lavori.
Se hai configurato più sedi, il calendario mostra solo i giorni in cui sei presente in quella sede specifica. Il nome della sede è visibile in cima alla pagina.
Se hai attivato i tipi di seduta, prima del calendario il paziente vede un elenco con le tipologie disponibili e deve selezionarne una. La durata della seduta determina quali slot vengono mostrati.
- Il cliente scegli un giorno fra quelli in cui sei disponibile;
- Vengono mostrati solo gli orari in cui sei disponibile.
Passo 3: il paziente seleziona la data e l'orario
Dopo aver scelto data e orario, il paziente compila un breve modulo con:
- Nome e cognome
- Numero di telefono
- Note facoltative (ad esempio il motivo della visita)
- Consenso al trattamento dei dati sanitari, obbligatorio per completare la prenotazione
Il consenso è richiesto dalla normativa GDPR per il trattamento di dati sanitari. Il paziente deve spuntare la casella per procedere: non è preselezionata.
- Il paziente compila i suoi dati;
- Per procedere con la prenotazione è obbligatorio acconsentire il trattamento dei dati ai sensi del GDPR .
Passo 4: il paziente vede la pagina di conferma
Dopo aver inviato il modulo, il paziente vede una pagina di conferma con il riepilogo dell'appuntamento: data, orario e sede. Sulla stessa pagina trova un link per aggiungere l'appuntamento al proprio calendario (Google Calendar o Apple Calendar): un promemoria in più, a sua discrezione. Le conferme e i reminder principali arrivano sempre su WhatsApp, in automatico.
- Dopo la conferma, viene mostrato il riepilogo dell'appuntamento
- Il paziente può aggiungere l'appuntamento sul proprio calendario, questo non interferisce con i messaggi automatici WhatsApp inviati da FisioLink
Passo 5: il paziente riceve la conferma su WhatsApp
Subito dopo la prenotazione, il paziente riceve un messaggio WhatsApp automatico con il riepilogo dell'appuntamento. Il messaggio include anche un link per gestire l'appuntamento in autonomia.
- Il paziente riceve un messaggio di conferma
- Il link di gestione dell'appuntamento è attivo fino a un certo numero di ore prima della seduta, in base alle impostazioni del professionista.
Il link di gestione appuntamento
Il messaggio di conferma contiene un link che permette al paziente di spostare o cancellare l'appuntamento in autonomia, nei limiti che hai configurato (preavviso minimo e limite modifica).
Cliccando sul link il paziente vede il suo appuntamento attuale e può:
- Scegliere una nuova data e un nuovo orario per spostarlo
- Cancellarlo
Se ha già spostato l'appuntamento una volta e hai configurato la modalità Equilibrata, per uno spostamento successivo dovrà chiederti un nuovo link.
I reminder automatici
Se hai attivato i reminder, il paziente riceve uno o più messaggi WhatsApp prima dell'appuntamento. Il contenuto ricorda data, orario e sede, e include nuovamente il link di gestione nel caso voglia modificare.
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